Introducción
En esta guía se explicará el paso a paso sobre cómo validar o denegar cualquier tipo de documento dentro de la plataforma DELTA, también explicado que sucede en caso de que se valide o se deniegue el mismo.
Requerimientos
Sólo algunos usuarios pueden validar/denegar documentos y estos requieren ciertos permisos que se garantizan al tener un perfil dentro de la plataforma.
Flujo
Paso 1, Para validar o denegar un documento, primero que hay que dirigirnos a Recepción de Documentos dentro del módulo Gestión de Documentos, es aquí donde encontraremos todos los diferentes tipos de documentos que se encuentran pendientes de validación.
Hay 2 instancias donde se puede denegar un documento.
Si el documento esta pendiente de acción bajo el perfil de Recepcionista este puede validar o denegar con los botones de la sección de Acción el documento para posteriormente derivarlo al interior de la misma plataforma ERP al siguiente perfil. (Ilustración 1) Una denegación en este nivel se puede producir principalmente por mala digitación de los datos bases del documento, en ningún caso es de carácter financiero. La validación permite que pase al siguiente perfil.
Bajo perfil de Validador Financiero, se puede validar o denegar documentos a un nivel financiero, la primera bandeja de trabajo Documentos en Validación (Ilustración 2) se aprecian los botones de acción de Validar y Denegar.
Para validar se debe ubicar el documento, y en la sección de Acción hacemos clic en el botón Validar, Se mostrará en pantalla la información registrada del documento donde se solicita de manera adicional la incorporación de información tal como es la caja del cargo, plan de cuenta y glosa del documento (Ilustración 4), si el Validador considera pertinente toda la información debe hacer clic en Validar, el cual le solicitará confirmar la acción a ejecutar. Una vez validado el documento, la plataforma guardará la información y avanzara al siguiente perfil que puede incluir o no al Validador Jefe, solo si el documento necesita una Autorización Financiera (depende del monto en dinero configurado para cada documento), quedara detenido en la Bandeja Documento a Autorizar, hasta que sea autorizado por el perfil Validador Jefe, para posteriormente sea visible por el perfil Despachador de Documentos en su bandeja de trabajo.
Para Denegar un documento a nivel financiero, debemos dirigirnos a la sección de Acción y hacer clic en el botón Denegar (Ilustración 5), seguidamente se desplegará una ventana (Ilustración 6) donde deberá identificar los motivos de denegación del documento haciendo clic sobre cada uno de ellos, (para eliminar un motivo solamente se debe dar doble clic sobre el que se desea eliminar). A continuación, en la casilla Detalle se debe colocar la descripción de la denegación, finalmente se hace clic en el botón Denegar el cual le solicitará la confirmación de la acción.
Una vez que un documento haya sido denegado este puede ser eliminado de la base de datos o quedar en un estado de denegación, lo que no permitirá que el documento sea ingresado nuevamente.
Cuando un documento es denegado, el sistema enviara un correo con los motivos de denegación o eliminación (Ilustración 7) a todos los usuarios que ejercieron una acción sobre el documento.
Video Tutorial
